Korespondensi

Assalamualaikum wr. wb

        Disini saya akan memberikan sedikit informasi mengenai korespondensi atau surat menyurat. Korespondensi adalah suatu komponen penting dalam sebuah lingkup perkantoran. Kegiatan korespondensi tidak luput dari masalah surat meyurat dan komunikasi di dalam kantor. Tanpa adanya korespondensi komunikasi didalam kantor tidak akan berjalan lancar.Berikut sedikit uraian tentang korespondensi.

1. Pengertian Korespondensi
     Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). 
2. Surat menyurat
     Dalam kegiatan korespondensi kita tidak akan lepas dari masalah surat menyurat. Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
3. Fungsi surat menyurat 

• Surat sebagai penyampai pesan.
• Surat sebagai wakil.
• Surat sebagai bukti tertulis.
• Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
• Alat untuk mengingat.
• Dokumen historis dari suatu kegiatan.
• Keterangan keamanan. 

4.  Bagian bagian surat

1. Kepala Surat/ Kop Surat
   Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Dalam kepala surat yang lengkap tercantum:
   a.  Nama lengkap instansi atau badan usaha,
   b.  Alamat lengkap,
   c.  Nomor telepon, teleks, kotak pos, (jika ada),
   d.  Alamat kawat
   e.  Nama kantor cabang
   f.  Nama bangker
   g.  Jenis usaha dan aktivitasnya
   h.  Gambar gambar simbol/larang
2. Tempat dan Tanggal Surat
   Tanggal surat berfungsi:
   a.  Untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis.
   b.  Untuk memberikan informasi kepada si penerima surat, berapa lama itu diperjalanan
3. Nomor Surat
   Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
   a.  Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
   b.  Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
   c.   Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
   d.  Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
   e.  Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
   contoh: Nomor: 23/FAKSAS.UH/II/2014 atau No. : 23/FAKSAS.UH/II/2014
4. Lampiran 
   Segala sesuatu yang menyertai surat. Pada surat dinas lampiran ditulis di kiri atas di bawah " nomor ", di surat Resmi hanya dituliskan jumlah lembar lampiran dan tidak disertai penjelasan, sedangkan di Surat Niaga lampiran di tulis di kiri bawah setelah tanda tangan.
5. Hal
   Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.
   Hal surat berguna untuk
   a.  Menyimpulkan isi surat,
   b.  Mempermudah si penerima dalam membahas masalah,
   Contoh Hal : Jadwal Ujian Semester, Hal : JADWAL UJIAN SEMESTER
6. Alamat Surat
   Alamat Surat dibagi menjadi 2 yaitu Alamat dalam dan Alamat Luar.
   Alamat dalam adalah alamat yang berada pada kertas surat, sedangkan Alamat Luar berada pada sampu surat.
   Kata " kepada " tidak harus ada di sampul surat. Kata " yth " digunakan jika:
   -  Surat ditunjukan kepada nama seseorang
   -  Surat ditujukan pada jabatan seseorang
7. Salam Pembuka
   Di dalam Surat Dinas tidak ada salam pembuka. Sedangkan di dalam Surat Niaga diawali dengan kata " Dengan hormat ".
8. Isi Surat
   Ada 3 bagian dalam isi surat yaitu:
   -  Kalimat pembuka berisi alasan dan motivasi menulis pesan ( surat )
   -  Isi surat
   -  Kalimat penutup
   Isi surat harus di tulis dengan singkat, jelas dan mudah dipahami.
9. Salam Penutup
   Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
   Hormat kami, Salam kami, Wassalam.
   Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
    Surat resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Nama terang penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf besar pada awal pada awal setiap kata dan diberi garis bawah atau menggumakan huruf besar semuanya tanpa digaris bawah serta tidak diikuti tanda baca apa pun di belakang nama penanda tangan. Penempatan nama jabatan dalam surat dinas pemerintahan, nama jabatan ditulis lebih dahulu baru diikuti nama.
11. Tembusan   
    Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke .beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Kata tembusan di tuliskan di sebelah kiri bawah. contohnya :Tembusan:
    1.      Yth. Dirjen Pendidikan Tinggi
    2.      Yth. Dirjen Kebudayaan

5.  Bentuk bentuk surat

• Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)   
  Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
  
• Bentuk Lurus (Block Style)
  Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
  
• Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
  sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
  
• Bentuk Lekuk (Indented Style)
  penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
  
• Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
  sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
  

Sekian informasi dari saya. Semoga materi ini bermanfaat yah bagi kalian. Ok Terima Kasih.
Wassalamualaikum wr. wb guys !!!!!!! 🐼🐼