Hay guys, tambahan materi lagi nih dari aku. Kali ini aku mau menyampaikan materi tentang Etika Berkomunikasi Menggunakan Telepon. Simak baik-baik yah guys. !!!
Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
- melatih suaranya agar enak didengar
- suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
- ucapan yang jelas
- perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :
- Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
- Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal terjadi dalam pembicaraan telepon anda
- Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
- Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
- Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi
- Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
- Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
- Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
- Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
- Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
- Pakailah nama pembicara
- Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
- Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
- Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
- Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
- Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia,"senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara Menangani Telepon Masuk
- Begitu telepon berdering, sekretaris harus segera mengangkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.
- Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
- Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Jaya Sentosa". Hindari penggunaan kata "halo" tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.
- Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian tanpa meninggalkan pesan yang penting.
- Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit yang pastinya dengan nada yang sopan.
- Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
- Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
- Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak.
Tata cara menangani telepon keluar
- Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
- Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
- Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
- Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
- Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :
- mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
- Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
- Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
- Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.
Segini dulu yah guys materi dari saya. Terima kasih sudah mengunjungi blog saya 😃😃
Wassalamualikum wr. wb
Tidak ada komentar:
Posting Komentar