Kearsipan

Assalamualaikum wr.wb


       Hai teman-teman apa kabar...? Disini saya akan membahas sebuah lingkup kantor yaitu tentang Arsip atau Kearsipan. Pastinya teman teman tau dong tentang kearsipan. 
       Kearsipan merupakan salah satu lingkup dalam kegiatan kantor. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi.Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta.

1. Pengertian Arsip
         Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan.Arsip merupakan kegiatan menyimpan atau memelihara surat atau dokumen-dokumen penting agar jika suatu saat diperlukan dapat ditemukan kembahli
2. Pengertian Kearsipan menurut para ahli
   -  Menurut The Liang Gie
      Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
   -  Menurut Drs. Ig. Wursanto
      Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
   -  Menurut Maulana
      Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
   -  Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin 
      Kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. 
3. Kegiatan Kearsipan
   a.  Kegiatan penciptaan
        Merupakan suatu proses pembuataan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun pengerusan surat keluar (mailhandling), baik menggunakan system buku agenda maupun sistem kartu kendali (system pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersubut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.
   b. Kegiatan penyimpanan (Filling) dan penemuan kembali (Finding)
             -  Kegiatan penyimpanan (Filling), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep (Deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukan keladalam Filling Cabinet.
              -   Kegiatan penemuan kembali (Fiding), adalah kegiatan yang dimulai dari pemerintah arsip dari pihak lain, mengidentifikasikan masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat yang terdapat pada daftar klasifikasi,  hingga menemukan kembali arsip ditempat penyimpanannya sesuai dengan kode simpannya.
   c.  Kegiatan penyelamatan
   Kegiatan penyelamatan, yaitu kegiatan kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak,rusak atau hal-hal lain yang menyeebab kan hilang nya  nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :
                   -  Pengamanan , yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi atau informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
                 -  Pemeliharan , adalah kegiatan yang menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif),misalnya selama dalam pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti hama,  atau sebelum disimpan di persiap kan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.
                -  Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapt dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian ( Represif).
   d.     Kegiatan penyusutan
   

               Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangai jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang atelah hilang nilai guna arsip nya,sehingga arsip yang tersimpan memiliki nilai guna tinggi, kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :                          -  Pemiliharaan atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi,kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya keunit sentral.
            -    Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.
     -  Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki  nilai guna kebangsaan (arsip statis) kearsip nasional pusat atau arsip nasional daerah tingkat I msing-masing provinsi.
4. Jenis - Jenis Peralatan Arsip
   
   y1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam2.    Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.     3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan        arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
   MACAM MACAM ALAT ARSIP
   

   1.  FILING CABINET
   y     
        Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
   2.  ROTARY atau Rak berputar
                                           
       Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
   3.  LEMARI ARSIP
                                   
        Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.
   4. RAK ARSIP
                                   
   

       Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.
   5.  MAP ARSIP
                                  
        Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar.
   6.  ORDNER
                                     
        Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
   7.  GUIDE
                                        
        Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.
   8.  STAPLER
                                  
        Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
   9.  PERFORATOR
                                       
         Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam.
   10.  NUMERATOR
                                        
          Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut:

   1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
   2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

   Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering.
   11.  KOTAK/BOX
                                         
          Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).
   12.  ALAT SORTIR
                                     
          Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada  yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.
   13.  LABEL
                                              
          Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
   14.  TICKER FILE
                           
          Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
   15.  CARDEX
                                            
          Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu.
   16.  RAK/LACI KARTU
                                 
          Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
   17.  ALAT PENYIMPANAN KHUSUS
                                           
          Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
                  Sampai disini dulu yah materi yang saya sampaikan semoga bermanfaat bagi kalian dan kalian bisa menambah wawasan yang lebih luas dari informasi saya ini. Ok sekian dari saya. Saya ucapkan terimakasih.      Wassalamualaikum wr. wb